Au cours de l’été, l’équipe du PAA a analysé l'état actuel des pratiques de gestion des bénévoles de l'agrément et cherché à cerner les aspects les plus importants à améliorer. Ce travail s'est déroulé en cinq étapes : planification, examen des documents, sondage d’opinion des parties prenantes, analyse des données et élaboration d'un plan d'action. Ce travail préparatoire maintenant terminé, nous vous faisons part de nos constatations et vous donnons un aperçu des prochaines étapes.
Notre analyse repose sur un outil d’Energize Inc., appelé Volunteer Management Audit, que nous avons sélectionné parce qu’il prend en compte l’ensemble des pratiques du secteur en matière de gestion de bénévoles. L’outil nous a permis d’évaluer douze aspects clés de la gestion des bénévoles, les plus pertinents pour notre programme : la planification et les ressources, la dotation en personnel, la conception du travail bénévole, le recrutement, les entrevues et la présélection, l’orientation et la formation, les relations entre bénévoles et employés, la supervision, la reconnaissance, la tenue de dossiers et la production de rapports, l’évaluation ainsi que le point de vue des bénévoles. En notant chacun de ces aspects et en les validant à l’interne, nous sommes parvenus à un consensus sur notre opposition à une situation « idéale », en plus d’avoir déterminé à la fois les forces de notre programme et les aspects qui ont le plus besoin d’amélioration. Nous avons aussi été en mesure de trouver ce que notre façon de mobiliser les bénévoles de l’agrément a d’unique.
Pour les besoins de notre analyse, nous considérons que les notes supérieures à 85 % sont excellentes, les notes comprises entre 50 % et 84 %, moyennes et les notes inférieures à 50 %, mauvaises. La dotation et la supervision ont obtenu les notes les plus élevées, soit 94 % et 86 % respectivement, tandis que le recrutement, la présélection, la production de rapports et l’évaluation — qui ont tous obtenu moins de 50 % — sont désignés comme les aspects nécessitant les améliorations plus importantes. Les participants au processus font remarquer que les notes dépassent leurs attentes dans plusieurs des aspects.
La connaissance des aspects précis à améliorer représente un morceau important du casse-tête, mais, pour mesurer le progrès, nous avons également dû établir une base de référence destinée au processus actuel de gestion des bénévoles de l’agrément. Pour y arriver, l’équipe d’agrément a travaillé à dresser une vue d’ensemble complète du flux de travail lié à l’agrément, lui donnant la forme d’un schéma de processus. Le schéma réalisé donne une image claire des processus en place aujourd’hui, en plus de permettre de repérer les dépendances et les inefficacités du système actuel.
L’étape suivante consistait à élaborer le plan d’action lui-même. En mettant au point une approche visant à combler les lacunes du programme de gestion des bénévoles de l’équipe d’agrément, nous avons dû soupeser plusieurs facteurs : la pertinence pour l’organisation; la disponibilité des ressources en personnel; le rythme d’acceptation du changement par le personnel et les bénévoles, compte tenu des autres initiatives d’Ingénieurs Canada; les dépendances découlant du PAA; les initiatives de gestion des bénévoles à l’échelle de l’organisation; enfin, les recommandations du Groupe de travail sur les nominations d’Ingénieurs Canada.
À la lumière de tout ce qui précède, nous avons collaboré à l’élaboration d’un plan d’action qui décrit dans leurs grandes lignes les améliorations que nous avons l’intention d’apporter à chacun des douze aspects, et commencé sa mise en œuvre. Cette dernière a débuté à la fin de juillet par l’élaboration de définitions de rôle communes à tous les bénévoles de l’agrément, par l’examen et la mise à jour du manuel d’orientation (y compris les politiques et les procédures) ainsi que par la mise sur pied d’un groupe consultatif de bénévoles de l’agrément. Ces premières étapes précèdent d’autres modifications clés que nous vous communiquerons au cours des prochains mois.
Pour être certains de ne pas perdre nos objectifs de vue pendant que nous avançons, nous mesurerons de nouveau la progression du programme tous les six mois au cours de l’année et demie qui suit. À plus long terme, ces mesures périodiques seront agrégées, afin d’établir une base de référence destinée à une stratégie globale d’évaluation du programme de gestion des bénévoles, puis répétées trois ans après la mise en œuvre intégrale du programme.
Pour l’instant, toutefois, le passage à la mise en œuvre de notre approche de la gestion des bénévoles marque un jalon important dans l’exécution d’un plan que nous préparons depuis longtemps. Si vous avez des questions ou des commentaires sur le processus et sa direction, veuillez communiquer avec Mya Warken à mya.warken@engineerscanada.ca.
