Politique de confidentialité

Ingénieurs Canada est l’organisme national constitué des 12 organismes de réglementation du génie chargés de délivrer les permis d’exercice aux 280 000 membres de la profession. Les organismes de réglementation et Ingénieurs Canada travaillent ensemble à la promotion de la profession dans l’intérêt du public.

Ingénieurs Canada s’est engagé à protéger le caractère privé et confidentiel des renseignements qu’il reçoit ou produit dans le cadre de ses activités professionnelles. L’organisme respecte cet engagement envers la vie privée et la confidentialité en se conformant à Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada et en adoptant les pratiques établies dans la présente politique de confidentialité (la « Politique »).

I. APPLICATION

La présente politique s’applique à tous les renseignements personnels qu’Ingénieurs Canada collecte, utilise ou divulgue dans le cadre de ses activités professionnelles et dans la prestation de ses services. Elle s’applique aux employés, entrepreneurs et sous-traitants d’Ingénieurs Canada, ainsi qu’à toute personne ayant accès à des renseignements personnels.

Exception : cette politique ne s'applique pas aux renseignements personnels qu'Ingénieurs Canada collecte, utilise, divulgue ou conserve sur ses employés actuels et ses anciens employés. Les lignes directrices à cet égard figurent dans la politique interne sur la protection des renseignements personnels des employés d'Ingénieurs Canada. La politique de confidentialité s'applique aux renseignements personnels qu'Ingénieurs Canada recueille, utilise, divulgue et conserve au sujet des bénévoles et des candidats à un emploi.

II. RAISONS POUR LESQUELLES LES RENSEIGNEMENTS SONT COLLECTÉS, UTILISÉS OU DIVULGUÉS

Ingénieurs Canada collecte, utilise et divulgue des renseignements personnels uniquement lorsque les circonstances le justifient et n’exploite que ceux qui sont nécessaires à ses activités professionnelles et à la prestation de ses services. Ingénieurs Canada s’est engagé à toujours traiter les renseignements personnels avec équité, tant au sein de sa propre organisation que lorsqu’il communique avec des tiers.

Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles Ingénieurs Canada peut collecter, utiliser, divulguer ou conserver des renseignements personnels :

pour déterminer l’admissibilité de produits ou de services;
pour payer des services (rembourser des bénévoles, par exemple);
pour administrer des programmes, tels que le programme national de bourses d’études d’Ingénieurs Canada;
pour communiquer avec des personnes afin de leur donner de l’information sur des projets, des programmes et des initiatives;
pour fournir un soutien en matière de réglementation aux organismes de réglementation du génie (sur les inscriptions ou les questions de discipline entre zones de compétences, par exemple);
pour entreprendre des recherches et évaluer les tendances qui ont une incidence sur la profession;
pour évaluer ou vérifier la formation ou les diplômes;
pour effectuer un recrutement.

Ingénieurs Canada n’utilise les renseignements collectés que pour les raisons énoncées ci-dessus, ou pour les raisons qui sont précisées au moment de recueillir ces renseignements.

Les renseignements personnels seront, dans la mesure du possible, directement recueillis auprès de la personne concernée. Dans certaines circonstances, Ingénieurs Canada peut toutefois collecter ces renseignements en s’adressant à des tiers autorisés à divulguer cette information, comme les organismes de réglementation et les organismes gouvernementaux.

Ingénieurs Canada ne vend, n’échange ni ne divulgue de quelque façon que ce soit les renseignements personnels en sa possession en vue d’en tirer un bénéfice.

III. LIMITES DE LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS

Ingénieurs Canada ne collecte que le nombre et le type de renseignements dont il a besoin selon les motifs définis, et utilise pour ce faire des moyens équitables et licites.

IV. LIMITES DE L’UTILISATION ET DE LA DIVULGATION DES RENSEIGNEMENTS

Ingénieurs Canada n’utilisera ni ne divulguera les renseignements personnels dont il a la garde ou le contrôle (ou auxquels il a accès dans le cadre du soutien qu’il fournit en matière de réglementation), sauf si cela est nécessaire dans l’exécution de ses obligations.

Ingénieurs Canada n’utilise et ne divulgue les renseignements personnels que pour les raisons pour lesquelles ils ont été collectés, à moins que la personne ne donne son consentement ou que la loi autorise l’utilisation ou la divulgation de ces renseignements.

V. CONSENTEMENT

Ingénieurs Canada respecte le droit d’une personne de donner ou de refuser son consentement relativement aux renseignements qui la concernent. Hormis les cas où la loi autorise la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels sans le consentement de la personne, Ingénieurs Canada demandera le consentement de la personne concernée avant de collecter, d’utiliser ou de divulguer ses renseignements personnels.

Dans la mesure du possible, Ingénieurs Canada mettra davantage l’accent sur les éléments clés, comme les renseignements personnels recueillis, les parties auxquelles les renseignements personnels seront divulgués et les préjudices éventuels et autres conséquences découlant de la collecte, de l'utilisation ou de la divulgation des renseignements personnels;
Ingénieurs Canada fera preuve de transparence et sera prêt à expliquer pourquoi une collecte, une utilisation ou une divulgation donnée est une condition de service;
Ingénieurs Canada rédigera les demandes de consentement et les processus de manière conviviale et présentera l’information sous une forme compréhensible afin que les personnes puissent bien comprendre ce à quoi elles consentent.

Dans certains cas limités où Ingénieurs Canada demande à avoir accès aux renseignements personnels dans le cadre du soutien qu’il apporte en matière de réglementation, l’obligation d’obtenir le consentement des personnes s’applique lors de la collecte des renseignements, ce qui signifie qu’Ingénieurs Canada n’aura pas à obtenir d’autres consentements.

Une personne peut refuser de donner son consentement à Ingénieurs Canada pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation de ses renseignements personnels. Elle peut également retirer son consentement n’importe quand, en donnant toutefois un délai raisonnable et sous réserve que le refus ou le retrait de son consentement ne limitent pas les capacités d’Ingénieurs Canada à offrir ses services, conformément à la loi applicable en ce qui concerne les renseignements personnels en sa possession, ou limitent de quelque autre façon les droits que lui confère la présente politique ou les documents qui ont été rédigés et remis dans le cadre de la présente politique. Dans certains cas, le refus ou le retrait d’un consentement peut limiter l’admissibilité de la personne aux services, aux produits ou aux programmes d’Ingénieurs Canada.

VI. EXACTITUDE

L’exactitude des renseignements est essentielle pour qu’Ingénieurs Canada puisse offrir une bonne qualité de services. C’est pourquoi Ingénieurs Canada s’efforce de garder les renseignements personnels aussi exacts, complets et à jour que possible, compte tenu de l’utilisation qui en est faite et des intérêts de la personne sur qui portent ces renseignements.

Dans certains cas, Ingénieurs Canada peut communiquer avec les personnes qui ont fourni leurs renseignements personnels afin d’en vérifier l’exactitude. Les personnes sont également encouragées à informer rapidement Ingénieurs Canada de tout changement apporté à leurs renseignements personnels.

VII. CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Ingénieurs Canada ne conserve les renseignements personnels que pendant la période où ces renseignements servent aux raisons pour lesquelles ils ont été collectés. La durée varie selon les motifs de la collecte et la nature des renseignements fournis. Cette période peut s’étendre au-delà de la relation d’Ingénieurs Canada avec la personne, mais uniquement pour le temps qu’il faut à Ingénieurs Canada pour disposer de suffisamment de renseignements pour répondre aux questions pouvant survenir ultérieurement.

Lorsque ces renseignements personnels ne sont plus utiles, Ingénieurs Canada prend les mesures nécessaires pour les détruire, les effacer ou les rendre anonymes.

VIII. ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS

Une personne peut demander à consulter les renseignements personnels qui la concernent et qui se trouvent sous la garde ou le contrôle d’Ingénieurs Canada. L’organisme s’efforcera de fournir les renseignements demandés dans un délai raisonnable, généralement dans les 30 jours qui suivent la réception de la demande. Les demandes doivent être présentées à Ingénieurs Canada par écrit. Des frais administratifs minimes peuvent s’appliquer pour les photocopies ou la production de documents. Si c’est le cas, la personne sera avisée à l’avance.

Ingénieurs Canada divulguera les renseignements ou en autorisera l’accès, à moins d’une raison impérative de ne pas le faire. Voici quelques exemples de cas où Ingénieurs Canada ne divulguera pas ces renseignements :

un privilège juridique restreint la divulgation de ces renseignements;
une autre loi en interdit la publication;
les renseignements peuvent gêner ou entraver le travail d’application de la loi ou d’autres activités d’enquête ou de réglementation d’un organisme de réglementation du génie ou d’autres organismes de réglementation;
les renseignements n’existent pas, ne sont pas détenus par Ingénieurs Canada ou ce dernier ne les trouve pas;
ils entraîneraient la divulgation de secrets commerciaux ou de renseignements confidentiels d’Ingénieurs Canada;
ils entraveraient les négociations contractuelles ou autres d’Ingénieurs Canada ou d’un tiers;
ils ne sont pas facilement récupérables et la charge ou le coût pour fournir de tels renseignements ne seraient pas proportionnels à leur nature ou à leur valeur.

IX. MESURES DE PROTECTION

Ingénieurs Canada reconnaît qu’il est fondamental de prendre les mesures de protection qui s’imposent pour conserver le caractère privé et confidentiel des renseignements.

Ingénieurs Canada prend des dispositions raisonnables pour protéger les renseignements qu’il reçoit ou produit contre le vol, la perte, l’utilisation malveillante, l’accès non autorisé, la divulgation, la modification ou la destruction. Ces dispositions incluent le recours à des mesures matérielles, organisationnelles et technologiques pour protéger la confidentialité de tous les renseignements personnels qu’Ingénieurs Canada conserve ou collecte, quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés. Plus précisément, Ingénieurs Canada a adopté des mesures de sécurité comme des classeurs verrouillés, des accès réservés, des réseaux de données sécurisés protégés par des systèmes de coupe-feu, de chiffrement et de protection par mot de passe qui respectent les normes de l’industrie pour protéger les renseignements personnels en sa possession.

De plus, les employés d’Ingénieurs Canada comprennent l’importance de conserver la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels et reçoivent périodiquement de la formation sur les mesures de protection appropriées mises en œuvre.

Ingénieurs Canada prendra toutes les mesures raisonnables nécessaires pour s'assurer que les renseignements personnels recueillis dans le cadre de ses activités professionnelles ou de sa prestation de services ne sont accessibles qu'au personnel d'Ingénieurs Canada qui a besoin de connaître ces renseignements personnels.

X. TRANSPARENCE, REDDITION DE COMPTES ET CONFORMITÉ

Ingénieurs Canada est résolu à mettre en œuvre les principes décrits dans la présente politique et à s’assurer que les parties prenantes, notamment le gouvernement, le grand public et les organismes de réglementation, ainsi que leurs agents, leur personnel et leurs membres, sont informés des pratiques préconisées par Ingénieurs Canada en matière de protection des renseignements personnels.

Chaque année, l’avocate-conseil d'Ingénieurs Canada examine la présente politique et en surveille le respect.

Les personnes qui souhaitent consulter les renseignements personnels détenus par Ingénieurs Canada ou qui ont des questions sur la présente politique peuvent communiquer avec Ingénieurs Canada par écrit :

55, rue Metcalfe, 3^e étage
Ottawa (Ontario) K1P 6L5
info@engineerscanada.ca

Si Ingénieurs Canada ne répond pas de façon satisfaisante aux préoccupations qu’une personne a soulevées, il est recommandé à cette dernière de communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.