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Est-ce que les organisations peuvent s’adapter à de vastes réunions virtuelles?

2020.05.07

Les déplacements et les interactions sociales étant considérablement réduits pour prévenir la propagation de la COVID-19, Ingénieurs Canada inaugurera en 2020 un nouveau mode de rassemblement. Ainsi, les réunions du printemps et l’assemblée générale des membres auront-elles lieu virtuellement. Ces réunions, qui devaient se tenir à Winnipeg du 23 au 25 mai 2020, se dérouleront désormais sur la plateforme virtuelle GoToWebinar, qui peut rassembler des centaines de participants. Si ce nouveau modèle pose des difficultés techniques uniques, il ouvre aussi de nouvelles perspectives, tant pour Ingénieurs Canada que pour d’autres organisations.

À l’heure actuelle, Ingénieurs Canada n’est de toute évidence pas le seul organisme à devoir se convertir au virtuel pour tenir d’importantes réunions. La Chambre des communes du Canada a récemment fait les manchettes à cet égard. Elle mène désormais une partie de ses délibérations en ligne, ce qui a attiré l’attention des médias sur les problèmes techniques et les questions d’étiquette. Certains s’inquiètent du niveau de sécurité offert par la plateforme virtuelle Zoom, qui sert aux débats parlementaires. Mais les débats étant de toute façon publics et Zoom ayant récemment optimisé ses algorithmes de codage vidéo, le risque est atténué. Dans le secteur public et privé, la popularité de Zoom et les enjeux relatifs à la sécurité mettent les organisations au défi de trouver un équilibre entre exploitabilité et confidentialité.

Si certaines organisations comptent depuis longtemps sur les réunions virtuelles pour remplir en toute confiance leurs obligations internationales, la forte augmentation des réunions en ligne au cours des derniers mois a incité bon nombre d’entre elles à adopter rapidement, et parfois dans le plus grand désordre, les technologies qu’elles avaient sous la main. La première séance virtuelle du Parlement a donné lieu à des situations assez comiques. Dans un article percutant, le National Post passe en revue la toile de fond choisie par certains députés pour assister aux débats virtuels (Navdeep Bains remporte la palme). Le personnel parlementaire a également déploré l’absence de huées, les députés devant garder le silence quand ils n’ont pas la parole. 

Si une certaine dose de frivolité est bienvenue en ces circonstances quelque peu frustrantes, la réelle difficulté en matière de réunion virtuelle reste les codes sociaux et le rythme des échanges auxquels les participants sont habitués. Les microphones fermés, la connexion Internet instable, les fonctions distrayantes de la plateforme virtuelle et la difficulté à établir un contact visuel sont au nombre des choses qui nuisent à la fluidité de la conversation.

Outre ces défis, l’assaut des plateformes de réunions virtuelles a également été, du moins pour certains, l’occasion de repenser la manière d’échanger l’information et les idées. Par exemple, des étudiants de l’Université de la Colombie-Britannique (UCB) ont récemment participé au défi Smart Cities Ideation, organisé par Rogers et l’UCB. Ce concours invite les participants à imaginer comment des technologies comme le 5G pourraient permettre de régler des problèmes municipaux bien concrets, soumis par la Ville de Kelowna. Dans un communiqué de presse, l’un des participants qualifie de « formidable » cette expérience de travail avec une équipe dont les membres ne se sont jamais rencontrés physiquement. De telles percées laissent entrevoir à long terme une foule de possibilités de collaboration.

Si nous sommes dans le doute quant à un retour à la vie normale après la COVID-19, une chose est sûre : les organisations et les personnes qui, refusant la nostalgie, réfléchissent en termes d’opportunités pourraient bien tracer la voie vers cette nouvelle réalité.