Proposé par : Victor Canada, fournisseur du Programme d’assurance responsabilité professionnelle conjointement soutenu par Ingénieurs Canada et l’Association des firmes de génie-conseil – Canada
Dans l’industrie de la construction d’aujourd’hui, les firmes de conception font face à une pression sans précédent de la part de clients qui cherchent à accélérer les échéanciers de projet et à assurer la certitude des prix. Cette pression découle de deux facteurs interconnectés.
Premièrement, les clients subissent naturellement des tensions lorsqu’ils mettent en oeuvre des investissements importants, car ceux-ci représentent des engagements financiers significatifs avec des risques inhérents. Cependant, le contexte commercial actuel a amplifié ces pressions en raison des incertitudes liées à la chaîne d’approvisionnement causées par des politiques tarifaires imprévisibles. Ces incertitudes ont créé un effet domino dans l’ensemble de l’industrie, rendant la planification et l’exécution plus difficiles qu’en période économique stable.
Deuxièmement, les entrepreneurs hésitent de plus en plus à présenter des soumissions fermes et concurrentielles. Cette réticence découle des préoccupations légitimes des entrepreneurs d’être liés contractuellement à des prix qui peuvent devenir irréalistes au fur et à mesure que le projet progresse en raison de la volatilité du marché. Lorsqu’il est impossible pour les entrepreneurs de prévoir les coûts avec certitude, l’ensemble du processus de planification du projet devient plus incertain.
Gestion de la pression des clients
Lorsque les clients et les entrepreneurs opèrent dans les conditions stressantes mentionnées ci-dessus, ils se tournent naturellement vers les firmes de conception pour trouver des solutions. Cette pression externe crée plusieurs défis de gestion des affaires que les firmes de conception doivent relever.
Ce qui suit examinera de près deux des demandes les plus courantes qui, si elles ne sont pas gérées correctement, pourraient donner lieu à des réclamations contre les firmes de conception :
- Services d’ingénierie de la valeur (« Value engineering services »)
- Accélération de la livraison de projets (« Fast-tracking project delivery »)
1. Services d’ingénierie de la valeur
Lorsqu’ils sont confrontés à des soumissions de construction plus élevées que prévu, les clients peuvent demander des examens d’ingénierie de la valeur, que ces examens soient effectués par l’équipe de conception, l’entrepreneur ou un tiers. L’ingénierie de la valeur vise à réduire les coûts grâce à des matériaux, méthodes ou approches de conception alternatifs tout en maintenant les normes de performance. Bien que potentiellement bénéfiques, ces examens ajoutent de la charge de travail et peuvent compromettre l’intégrité de la conception s’ils ne sont pas gérés avec soin.
Lorsque l’ingénierie de la valeur a lieu à l’étape de l’appel d’offres ou de la négociation, les entrepreneurs peuvent suggérer des alternatives aux solutions de conception énoncées dans les documents de construction. Habituellement, ce processus peut être géré si la firme est rémunérée pour le travail supplémentaire et que l’évaluation est fondée sur les objectifs du projet, les considérations techniques et l’évaluation des conséquences de la mise en oeuvre pour les opérations initiales et les économies de coûts du cycle de vie. La firme de conception doit expliquer les inconvénients des alternatives d’ingénierie de la valeur et insister pour que le client exprime son consentement éclairé lorsqu’il décide des alternatives proposées. Si la firme de conception s’oppose aux alternatives d’ingénierie de la valeur, il est important qu’elle obtienne une renonciation à toute réclamation qui en découle, qui dégage la firme de toute responsabilité à l’égard des dommages et des coûts qui en découlent.
Enfin, les firmes de conception doivent se méfier particulièrement des exercices d’ingénierie de la valeur après le début de la construction. L’équipe de conception est souvent pressée de réagir rapidement, ce qui compromet souvent la qualité de l’évaluation et peut entraîner des problèmes plus tard. Les modifications apportées pendant la construction sont plus coûteuses à mettre en oeuvre que les modifications apportées à l’étape de la conception et sont généralement plus susceptibles d’entraîner une réclamation.
2. Accélération de la livraison de projets
De plus en plus, les clients demandent des approches accélérées lorsque la construction commence avant la fin de la conception afin d’accélérer la livraison du projet et d’essayer de fixer des prix avantageux. Cette compression de la séquence traditionnelle de conception-soumission-construction crée des défis de coordination complexes et des problèmes de responsabilité potentiels pour les firmes de conception.
Dans les projets accélérés, les activités de conception et de construction sont simultanées, et la construction commence avant que les plans et devis ne soient entièrement terminés. Il faut prendre soin de délimiter l’étendue des services dans le cadre des projets accélérés, car la firme de conception est tenue de prendre des décisions de conception avant que toute l’information sur le projet ne soit disponible. Ces décisions peuvent s’avérer incompatibles avec d’autres aspects du travail ou des exigences du client, qui peuvent ne pas être entièrement élaborés au moment où la décision est prise. Ces décisions de conception peuvent entraîner des coûts supplémentaires et des retards pour le projet.
La gestion réussie des projets accélérés nécessite la participation précoce de l’entrepreneur et une communication approfondie entre le client, l’entrepreneur et la firme de conception. Les trois parties devraient examiner les dessins de conception et être prêtes pour les révisions subséquentes du plan de travail établi en raison de conditions modifiées ou de nouvelles informations. Ces exigences relatives à une collaboration accrue de tous les intervenants du projet devraient être reflétées dans les ententes de services professionnels et les contrats de construction.
Les projets accélérés comportent historiquement un risque accru de réclamations et de responsabilité. Par conséquent, les firmes devraient envisager d’inclure dans l’entente de services professionnels un libellé reconnaissant les avantages et les risques associés à l’échéancier accéléré, ainsi que des clauses de limitation de responsabilité et d’indemnisation.
Trois stratégies essentielles pour réussir
Les firmes de conception doivent aborder de manière proactive les défis ci-dessus afin de se protéger contre d’éventuelles réclamations. D’après notre expérience, les stratégies essentielles décrites ci-dessous ont fait une différence dans le résultat des projets qui comprenaient des éléments de services d’ingénierie de la valeur et/ou d’accélération de la livraison de projets. Ces stratégies font également partie du bulletin de Victor Canada, « Dix principes pour une pratique saine ».
1. Communication claire
Les firmes de conception doivent communiquer de manière transparente avec les clients sur les réalités actuelles du marché de la construction et sur l’incidence des incertitudes connexes sur les projets. Cette communication devrait avoir lieu tôt et se poursuivre tout au long du cycle de vie du projet.
2. Planification détaillée et collaboration accrue
Une planification complète qui anticipe les perturbations potentielles est essentielle. Cela comprend l’élaboration de plans d’urgence pour les substitutions de matériaux, l’établissement de procédures claires en matière de demandes de changement et la documentation de toutes les décisions avec des justifications détaillées. La participation précoce de l’entrepreneur au processus de planification peut aider l’équipe de conception à fournir des solutions plus conformes à la réalité du marché.
3. Dispositions relatives aux imprévus
Enfin, le client devrait être encouragé à établir des dispositions relatives à la conception et à la construction qui tiennent compte de la volatilité du marché et établissent des processus équitables pour répondre aux changements imprévus. Ces dispositions protègent à la fois la firme de conception et le client en créant des voies claires pour résoudre les problèmes.
En mettant en oeuvre ces stratégies, les firmes de conception peuvent naviguer efficacement dans l’environnement actuel tout en maintenant les relations avec les clients et en protégeant leurs intérêts professionnels. La clé du succès est une gestion proactive plutôt que la résolution réactive des problèmes.
Victor Canada offre de l’assurance de la responsabilité professionnelle à un large éventail de firmes d’architectes et d’ingénieurs – allant des petites entreprises aux grandes firmes multidisciplinaires et multinationaux. Nos produits sont conçus avec diligence pour protéger les architectes, ingénieurs et experts-conseils en conception ainsi que leurs entreprises contre les réclamations et les allégations de négligence professionnelle. Victor jouisse du parrainage tant de l’Association des firmes de génie-conseil du Canada (AFGC) que de celle d’Ingénieurs Canada depuis 1969.
Victor met sur pied et administre des produits d’assurance des biens et de la responsabilité professionnelle exclusivement par l’intermédiaire de courtiers d’assurance agréés partout au Canada. Les architectes, ingénieurs et experts-conseils en conception sont invités à contacter leur courtier pour obtenir des plus amples informations ou pour demander une soumission.
