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Comment les associations professionnelles du Canada s’adaptent-elles à la COVID-19?

2020.07.30

Ces jours-ci, les réunions donnent souvent lieu à des discussions sur la façon dont les gens et les organisations composent avec les changements du travail imposés par la crise de la COVID-19. Ne sachant pas pendant combien de temps les organisations seront aux prises avec des situations comme le travail virtuel, nous avons tous dû adapter nos processus et repenser nos façons de mener nos affaires. Les associations nationales du Canada, en particulier, dont le fonctionnement nécessite une collaboration interprovinciale, ont été confrontées à des défis très difficiles. Dans bien des cas, les déplacements interprovinciaux ont été interdits et, même maintenant, alors que les mesures sanitaires ont été quelque peu allégées, bien des organismes ressentent encore le besoin d’être prudents.

La grande question se pose aux associations nationales est la suivante : comment collaborer et mener leurs activités le plus efficacement possible dans l’environnement actuel? Au cours des derniers mois, nous vous avons fait part de certaines des mesures prises par Ingénieurs Canada, comme la décision du Bureau d’agrément de reporter le cycle d’agrément de l’an prochain. D’autres associations nationales ont également été obligées de prendre des mesures exceptionnelles. Voici ce que les leaders de plusieurs organismes que nous avons contactés avaient à dire sur l’adaptation à cette période de crise sanitaire.

Beth McMahon
Directrice générale, Institut canadien des urbanistes (ICU)

À l’Institut canadien des urbanistes (ICU), comme dans la plupart des associations, la pandémie de COVID-19 a transformé notre mode de fonctionnement.

Heureusement pour nous, notre conférence nationale était prévue pour juillet, ce qui nous a donné un peu plus de temps pour gérer son annulation et faire de nouveaux plans. À la suite d’un sondage auprès de nos membres, nous avons constaté qu’il y avait relativement peu d’intérêt pour une « autre conférence en ligne » en raison de « la fatigue Zoom » et des budgets réduits, mais qu'il y avait néanmoins un besoin de contenu de développement professionnel. Pour y répondre, nous avons opté pour une série de webinaires améliorés qui se tiendront en novembre, ce qui permettra de réduire les coûts. Nous avons également trouvé des options plus créatives pour accroître l’engagement et la valeur, comme un événement de type « Rencontre et Mentorat » pour jumeler nos Fellows avec des étudiants et des urbanistes en début de carrière.

Nous n’aurons pas de réunions ou d’événements en personne en 2020, et je pense que ce sera également le cas pendant une bonne partie de 2021. Cela pose un défi pour notre conseil d'administration et ses plans de planification stratégique, mais je suis convaincue que nous pourrons trouver des solutions de rechange. Je pense aussi qu’il y aura un impact important sur nos conférences nationales dans les années à venir. Comme la majorité de nos membres travaillent pour des municipalités, nous nous attendons à ce que les budgets de développement professionnels soient considérablement réduits, ce qui limitera nos déplacements à l’extérieur de nos régions d’attache.

Le télétravail est un autre défi commun à la plupart des organismes. Notre petite équipe de 11 employés était habituée aux interactions quotidiennes en face à face, et elle a donc dû parcourir une courbe d’apprentissage pour se familiariser avec de nouveaux modèles de comportement et systèmes de partage de l’information. À ce stade, nous n’avons pas de plans de retour au bureau.

Un avantage que j’ai apprécié de toute cette situation a été l’accroissement des relations entre associations. J’ai maintenant des contacts beaucoup plus fréquents avec mes homologues de partout au Canada (les organismes de réglementation provinciaux et territoriaux), ainsi qu’avec mes collègues des associations internationales d’urbanistes. Les cadres supérieurs d’Ingénieurs Canada, de l’Institut royal d’architecture du Canada, de l’Association des architectes paysagistes du Canada et de l’ICU communiquent également et échangent régulièrement de l’information. Grâce à cela, je crois que nous avons établi des liens plus étroits et des relations personnelles qui ont des avantages considérables pour nos organismes et membres respectifs.

Michelle Legault
Directrice générale, Association des architectes paysagistes du Canada (AAPC)

L’AAPC fonctionne en mode virtuel depuis 2012, quand j’en suis devenue la directrice générale. En plus de numériser l'ensemble de nos archives et d'offrir aux membres des services virtuels par le biais de notre site Web, nous avons mis en place à l’interne des systèmes permettant de soutenir une organisation virtuelle. Par exemple, la moitié des réunions du conseil et toutes les réunions du comité exécutif se tiennent par téléconférence et vidéoconférence. Des réunions de comités et du conseil se tiennent chaque mois par télé- et vidéoconférence durant l’année, puis en personne lors du congrès annuel. Fait à noter, l’AAPC a mis en place une structure de travail en comité qui soutient la participation virtuelle des bénévoles. L’AAPC est un organisme dirigé par des bénévoles dont le fonctionnement est assuré par des comités approuvés par le conseil d'administration. Notre modèle maintient la composition des comités à un nombre réduit de membres (soit de trois  à cinq membres, idéalement, plus un président) et est basé sur la représentation géographique et la variété des compétences et des expériences. Chaque comité est responsable d’établir des orientations et des stratégies, mais les tâches et les actions qui y sont associées sont déléguées à des bénévoles qui se joignent à des groupes de travail pour une courte période de temps déterminée. Ce modèle de comité est en place depuis plusieurs années, et l’association attribue à cette structure de participation le fort niveau d’engagement de ses membres.

Comme l’AAPC a mis en place son modèle virtuel dès 2012, avec des membres et un conseil d'administration habitués à travailler dans cet environnement, la pandémie n'a pas vraiment perturbé notre flux de travail. À part une courte période de deux à trois semaines pendant laquelle les gens s'installaient et s'habituaient à leur nouvel environnement de travail à domicile, l’AAPC a pu poursuivre en grande partie ses activités – sauf, bien sûr, le Congrès annuel, qui était prévu pour juin 2020 à Calgary. Son annulation a suscité beaucoup de déception, mais aussi énormément de soutien et de compréhension de la part des membres. Plusieurs réunions de comités et du conseil qui devaient avoir lieu durant le congrès se sont tenues virtuellement, mais nous avons dû annuler les conférenciers invités, rembourser les inscriptions, et annuler les animateurs de séances (sauf quelques-uns qui étaient intéressés à donner leurs présentations par webinaire). Les cérémonies ont été reportées à 2021, car nos lauréats et nos Fellows ont préféré célébrer en personne avec leurs collègues. Notre congrès 2021 se tiendra en format hybride, les délégués pouvant choisir d’y participer en personne ou virtuellement.

C’est peut-être l’incertitude créée par la pandémie qui a posé le plus grand défi pour l’AAPC. Quand se terminera-t-elle? Pouvons-nous reprogrammer les réunions du conseil en personne? Pourrons-nous tenir notre congrès annuel en mai 2021? Pourrons-nous célébrer le lauréat ou la lauréate de la Médaille du Gouverneur général en architecture de paysage dans le cadre d’une cérémonie en personne, en compagnie des médaillés de l’IRAC? Si ce n’est pas possible, qu’est-ce que nous pouvons faire, en tant qu’association, pour remplacer les derniers vestiges des événements en personne permettant les contacts humains? Et est-ce que les modèles de rechange seront aussi engageants?

Pour la première fois depuis sa création, il y a 86 ans, l’AAPC a tenu son assemblée générale annuelle virtuellement. Conformément à la tradition voulant que toutes les réunions en personne soient centrées sur le congrès annuel, notre AGA s'est tenue presque exclusivement comme un événement à l’intérieur d’un autre événement. Il a parfois été difficile d’obtenir un quorum, car de nombreux membres participaient par procuration. Cette année, cependant, nous avons organisé une AGA virtuelle de type webinaire en juin. Nous n'étions pas sûrs du niveau de participation, mais nous n’aurions pas dû nous inquiéter. Nous avons accueilli trois à quatre fois plus de participants à notre AGA virtuelle qu'à n'importe quelle autre AGA, et leurs interactions avec le personnel après la réunion – pour offrir de se porter volontaire ou fournir une rétroaction – ont été vraiment formidables et très appréciées. À l’approche de 2021 et devant l’incertitude qui se poursuit, une chose est certaine pour l'AAPC : nous aurons toujours un plan B pour nos événements en personne, et la conviction que nous pouvons toujours mobiliser nos membres par des moyens alternatifs, quels qu'ils soient.

Et qu’avons-nous appris en tant qu’association? Que nous avons eu la sagesse d’envisager très tôt un modèle d'association virtuelle. Initialement, nous l’avons fait pour deux raisons principales : la première était financière, en ce sens que nous avons réalisé des économies considérables en termes d'espace de bureaux, et la seconde visait à assurer la continuité. L’établissement d’une association virtuelle vous oblige à mettre de l’ordre : vous numérisez vos archives, vous rendez vos données partageables, vous organisez diverses plateformes de réunion, vous mettez en place des systèmes de gestion de projet pour maintenir l'engagement de votre équipe et vous créez des systèmes pour recruter des bénévoles. Vous respectez vos valeurs, comme la réduction des émissions liées aux déplacements à l’appui de l’adaptation climatique et, à la fin, vous comprenez comment réaliser vos objectifs en visant à devenir un organisme professionnel qui est à la fois agile et alerte. Et, en fait, quel est le rôle fondamental d’une association professionnelle, si ce n’est pas cela?

Mike Brennan
Chef de la direction, Institut royal d’architecture du Canada (IRAC)

Le plus grand changement que la pandémie de COVID-19 a imposé à l’IRAC a été le développement numérique de nos services et des communications avec nos membres. Dans ces deux domaines, cela a entraîné de plus grands défis et de plus grandes possibilités pour notre organisme.

Après avoir transféré ses événements et ses offres éducatives sur des plateformes en ligne, notre organisation a travaillé avec diligence pour s'assurer d’être toujours en mesure d’être en contact avec ses membres et de répondre à leurs besoins. Cela a certainement été un défi, mais la mise en ligne de nos programmes sur des plateformes virtuelles présente aussi énormément d’occasions à saisir. Les participants n’ont plus besoin de vivre dans une ville particulière – ou de s’y rendre – pour participer à un atelier ou à une séance pour faire évoluer leur carrière ou leurs pratiques. La démocratisation numérique de nos services nous a permis d’offrir des contenus qui sont véritablement accessibles de partout au Canada.

Étant donné l’incertitude causée par la pandémie, il était important de communiquer avec nos membres pour leur faire savoir que l’IRAC est là pour appuyer leur travail durant cette période difficile. Au moyen d’envois électroniques consacrés à la COVID-19, l’IRAC a pu tenir ses membres informés de l’évolution de la situation et de son impact sur la profession d’architecte partout au pays. Les liens entre notre organisme et nos parties prenantes ont continué à se développer – ce qui a renforcé nos partenariats et le sentiment d’appartenance à la profession.

Avec la poursuite du déconfinement, nous espérons que l’IRAC continuera à tabler sur les nouveautés que nous avons mises en place en 2020. L’avenir nous réserve encore des défis, mais ils s’accompagnent d’occasions de perfectionner l’exercice professionnel.