Depuis cet automne, les équipes de visiteurs disposent d’un nouvel outil pratique pour faciliter leur formation et la préparation de leurs visites. Les équipes se rencontrent virtuellement au moins une fois avant la visite, et les présidents d’équipes peuvent maintenant utiliser un modèle de présentation amélioré pour guider ces réunions. Cette présentation fournit de l’information cohérente pour établir le contexte de la visite, notamment les rôles et responsabilités des membres de l’équipe, ainsi qu’un aperçu de l’horaire de la visite et des normes et procédures du Bureau d’agrément.
En règle générale, l’équipe de visiteurs se réunit par téléconférence en suivant un ordre du jour semblable pour toutes les visites. L’équipe se réunit de nouveau le samedi soir précédant la visite et le président utilise sa présentation pour guider la réunion. Auparavant, le modèle de présentation contenait des renseignements désuets et omettait plusieurs éléments d’information importants, comme la façon d'assurer le suivi et la documentation des enjeux. De plus, dans le cycle d’agrément, le déploiement de la présentation avait tendance à être trop tardif pour être réellement efficace.
Ces considérations, combinées aux commentaires des membres du Bureau d’agrément, des présidents d’équipes de visiteurs et des visiteurs de programmes, ont mené au remaniement de la présentation. Changement important, la présentation est maintenant divisée en deux parties, à livrer à des moments différents durant le cycle de visites. La première partie, qui est présentée bien avant l’arrivée de l’équipe sur les lieux de la visite, fournit l’information que les visiteurs doivent connaître avant d’examiner la documentation préalable à la visite. La seconde partie, présentée durant la visite, passe en revue les normes du BA, fournit des conseils sur la façon de mener une visite, et donne un aperçu de l’élaboration du rapport de l’équipe à l’intention du BA. Idéalement, le nouveau format de la présentation offrira aux équipes de visiteurs une occasion d’apprentissage systématique, reproductible et itératif – ce qui signifie que les présidents d’équipes seront mieux outillés pour remplir leurs rôles de formateurs, mentors et leaders.
La nouvelle présentation sera utilisée lors de six visites en 2018-2019, et les premiers commentaires des utilisateurs sont positifs. En général, les équipes de visiteurs disent qu’elles peuvent maintenant se préparer plus efficacement avant les visites, en exploitant mieux les outils numériques et de partage d’écrans lors des réunions préalables. Elles indiquent aussi être mieux à même de déceler les lacunes dans la documentation et de formuler des questions à l’intention des représentants des établissements d’enseignement supérieur (EES) avant d’arriver sur les lieux.
Prochaines étapes : le modèle de présentation sera publiquement accessible dans la page Ressources en matière d’agrément de notre site Web. Nous continuerons à solliciter les avis et commentaires des utilisateurs durant le cycle de visites 2018-2019. Dans le cadre de notre processus d’amélioration continue, la présentation sera actualisée régulièrement en fonction des commentaires des utilisateurs et des changements nécessaires à apporter au contenu.
