Alors que s’amorçait une nouvelle décennie, peu de gens auraient pu prévoir ce que l'année 2020 apporterait. En effet, le monde entier s’est retrouvé confronté à la pandémie de COVID-19, qui évoluait extrêmement vite et provoquait de vastes perturbations sociétales et économiques. Les autorités de santé publique préconisent alors la fermeture de divers milieux de travail, le travail virtuel et une distanciation physique accrue, et les organisations et les entreprises doivent faire face à des défis soudains pour un avenir imprévisible.
Dans ces circonstances, les organismes de réglementation du génie sont amenés à prendre des mesures immédiates et à adopter de nouvelles pratiques pour guider les ingénieurs, continuer de fournir des services essentiels et remplir leur mandat de protection du public.
Un an après que l'Organisation mondiale de la santé a déclaré l’état de pandémie, les organismes de réglementation font le point sur leur réaction à cette situation d’urgence.
La transformation numérique
L'éclosion de la pandémie de COVID-19 a accéléré le passage au numérique. Le renforcement des mesures de sécurité a déclenché le recours aux interactions numériques, et nous avons assisté à une transition rapide du face-à-face vers l'espace en ligne. Malgré la propagation rapide de la pandémie, les organismes de réglementation ont rapidement transformé leurs activités.
Gillian Pichler, directrice de l’inscription à Engineers and Geoscientists BC, dit qu'en Colombie-Britannique « les méthodes incontournables d'évaluation des demandes ont été complètement numérisées. Avant la pandémie, les entrevues d'inscription virtuelles étaient disponibles moyennant des frais administratifs supplémentaires. À partir de mars 2020, elles se sont toutes faites en ligne et les frais ont été supprimés ».
Durant la pandémie, les organismes de réglementation ont adopté des solutions numériques et trouvé de nouvelles façons de mener leurs activités et de fournir leurs services. Par exemple, Linda Latham, registraire adjointe à Professional Engineers Ontario (PEO), indique que son organisme « vise maintenant à offrir les examens techniques en mai prochain sur la plateforme en ligne sécurisée utilisée à la fin de l’an dernier par Engineers and Geoscientists BC, avec surveillance de chaque candidat au moyen d'une connexion vidéo ».
Les organismes de réglementation du pays ont aussi rapidement adopté les réunions virtuelles, et cette transition a contribué à réduire les obstacles à la participation aux réunions et à l'accès aux services.
« Une bonne chose qui est ressortie des réunions virtuelles est que davantage de personnes qui vivent dans des communautés éloignées ou travaillent sur des sites miniers isolés y participent », indique Linda Golding, ancienne directrice générale et registraire de la Northwest Territories and Nunavut Association of Professional Engineers and Geoscientists (NAPEG). « Ce sont des ingénieurs, des géoscientifiques et des membres stagiaires que nous avons rarement l’occasion de rencontrer, sauf peut-être lors de notre conférence annuelle de deux jours en personne (s'ils peuvent se rendre à Yellowknife) », ajoute-t-elle.
S’adapter au changement
Les changements imposés par la pandémie de COVID-19 se sont produits rapidement et brusquement. L'adaptation à un monde essentiellement numérique a présenté de nombreux défis.
L'un de ces défis consistait à trouver rapidement des solutions de rechange pour l'acceptation et le traitement numériques des documents. Pour Kalina Bacher-René, directrice de l'accès à la profession à l'Ordre des ingénieurs du Québec (OIQ), l'aspect le plus difficile a été de passer au mode sans papier alors que de nombreux processus de l'OIQ étaient basés sur le papier.
De même, la pandémie a incité PEO à apporter des modifications importantes à ses processus d'octroi de permis, qui étaient entièrement basés sur le papier. Il a fallu modifier le processus pour permettre la réception des nouvelles demandes par courrier électronique et configurer un système électronique pour faciliter le flux de travail interne nécessaire à leur traitement.
« Il s'agissait d'un ajustement important de nos TI et processus : configurer la technologie existante afin d'héberger les fichiers de demande pour permettre l’exécution de toutes les étapes du processus d'octroi de permis a présenté un défi de taille, explique Johnny Zuccon, chef de la direction et registraire de PEO. L’organisme approuve près de 3 000 demandes de permis par année, ce qui signifie un très grand nombre de dossiers à traiter », poursuit-il.
Repenser l’avenir
Malgré les innombrables nouvelles procédures mises en place en réponse à la COVID-19, les ingénieurs et les organismes de réglementation ont été agiles et réceptifs au changement.
« Nous avons reçu des commentaires intéressants d'une majorité de nos bénévoles. Nous avions présumé que beaucoup d'entre eux souhaiteraient un retour rapide aux réunions en personne. Or, c’est tout le contraire », souligne Matthew Oliver, registraire adjoint et chef de la réglementation à l’Association of Professional Engineers and Geoscientists of Alberta (APEGA). « De nombreuses personnes nous ont dit qu'elles souhaitaient maintenir davantage de réunions entièrement virtuelles, y compris les audiences. Cette expérience a permis de réduire le temps de déplacement et d'améliorer la qualité de vie de tous ceux qui, autrement, devraient passer des heures dans les transports. »
Fait à noter, les organismes de réglementation envisagent aujourd’hui de maintenir à long terme certains des processus qu’ils ont mis en place en raison des perturbations subies au cours de l'année.
« Nous continuons d’examiner les anciennes méthodes de PEO et de mettre en œuvre des processus décisionnels fondés sur des données probantes qui nous permettront de devenir un meilleur organisme de réglementation, plus moderne et plus efficace », conclut Johnny Zuccon.
